A partire dal 2025, i dirigenti aziendali dovranno obbligatoriamente possedere una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC). Di seguito, le disposizioni normative e le modalità di adeguamento.
L’introduzione dell’obbligo di dotarsi di una PEC personale per gli amministratori di società rappresenta una delle principali innovazioni legislative in materia di digitalizzazione delle comunicazioni formali. Dal 1° gennaio 2025, infatti, tutti i vertici aziendali, indipendentemente dalla tipologia di società (di capitali o di persone), dovranno essere titolari di un indirizzo PEC individuale, distinto da quello dell’azienda. Analizziamo nel dettaglio le implicazioni pratiche e le specifiche della nuova normativa.
La PEC: uno strumento indispensabile per la trasparenza e l’evoluzione digitale
La PEC si è ormai affermata come strumento fondamentale per assicurare la validità legale e la certezza delle comunicazioni telematiche in ambito giuridico e amministrativo. Con l’introduzione di tale obbligo, il legislatore mira a:
- Incentivare la transizione digitale delle comunicazioni ufficiali.
- Semplificare le interazioni con la Pubblica Amministrazione e le comunicazioni private.
- Garantire la trasparenza e la tracciabilità delle attività gestionali.
Tale disposizione si inserisce in un quadro normativo più ampio, finalizzato a promuovere l’utilizzo di strumenti digitali per ottimizzare e rendere più sicure le procedure aziendali.
Chi è tenuto all’adempimento
L’obbligo si estende a tutti i membri degli organi di amministrazione, non limitandosi ai legali rappresentanti, e si applica a tutte le forme giuridiche societarie, includendo:
- Amministratori di società di capitali (SRL, SPA, SRLS, ecc.).
- Amministratori di società di persone (SNC, SAS, ecc.).
- Titolari di posizioni equivalenti in altre tipologie di società.
È fondamentale che l’indirizzo PEC sia personale e non coincida con quello dell’entità giuridica.
Tempistiche e sanzioni
L’entrata in vigore dell’obbligo è fissata al 1° gennaio 2025.
Tuttavia, a quasi un mese dall’entrata in vigore, non sono ancora chiari i soggetti coinvolti e le modalità di comunicazione della PEC al Registro Imprese. L’interpretazione letterale della norma prevedeva che l’obbligo si applicasse a tutte le società costituite a partire dal 1° gennaio 2025 e non comportasse sanzioni in caso di mancato adempimento. Tuttavia la CCIAA di Milano ha previsto l’obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) in tutte le domande inviate dopo il 1.1.2025 di:
- Iscrizione atto costitutivo di società di capitali
- Rinnovo/Variazione dell’organo amministrativo
- Nomina/Variazione di liquidatori di società di capitali
- Iscrizione/Modifica patti sociali di società di persone con nuovi soci amministratori/liquidatori
Attualmente, in attesa di diverse indicazioni ministeriali, le suddette pratiche prive di PEC personale degli amministratori vengono sospese dalla CCIAA. È quindi essenziale provvedere all’adeguamento nel più breve tempo possibile, al fine di evitare complicazioni o potenziali sanzioni.
Importanza dell’adeguamento
Oltre all’ottemperanza ad un obbligo normativo, il possesso di una PEC personale offre numerosi vantaggi per gli amministratori di società:
- Maggiore sicurezza delle comunicazioni: la PEC garantisce l’identità del mittente e del destinatario, oltre alla validità legale dei messaggi.
- Efficienza e praticità: riduzione dei tempi e dei costi rispetto alle comunicazioni tradizionali.
- Accesso facilitato ai servizi della Pubblica Amministrazione: molte procedure burocratiche sono accessibili esclusivamente tramite PEC.
L’obbligo della PEC per gli amministratori di società rappresenta un ulteriore passo avanti verso la digitalizzazione e la semplificazione delle comunicazioni aziendali. Il rispetto della scadenza del 1° gennaio 2025 è, pertanto, fondamentale per evitare sanzioni e assicurare una gestione trasparente e professionale del proprio ruolo, ottimizzando al contempo le attività amministrative.
Vi ricordiamo che è possibile attivare una PEC in pochi semplici passaggi da noi di SMAI presso la nostra sede in Loc. Pantaline, 11 – Pieve Fosciana (LU). Vi aspettiamo!
